Por ser um meio em que o contato com a outra pessoa não é direto, muitas vezes na tentativa de parecer profissional e conciso você acaba passando a imagem de mandão. Para não correr esse risco e ser odiado pelos e-mails que envia, confira 10 dicas que vão ajudá-lo a montar um e-mail profissional:
1. Assunto
Sempre preencha o campo de assunto. De preferência, escolha um título que diga alguma coisa para o seu leitor. Não tente usar artifícios como “urgente”, ao invés disso, procure um assunto conciso que diga sobre o que se trata o e-mail.
2. Ponto principal
Aborde o tema principal do e-mail logo na frase de abertura. Dificilmente um leitor vai chegar até o final para descobrir qual é a surpresa no seu e-mail.
3. Escolha de palavras
O efeito que seu e-mail vai ter com os leitores vai depender das palavras que você usa para apresentá-lo. Vá direto ao ponto e deixe o assunto claro. Evite começar, por exemplo, com “isso deve ser feito”. O ideal é dizer, logo de cara, o que precisa ser feito e até quando.
4. Maiúsculas
A não ser que sua intenção seja parecer rude com o seu leitor, jamais envie um e-mail escrito em letras maiúsculas. Isso dá a impressão de que você está gritando com ele, o que não vai convencê-lo a fazer o que você precisa.
5. Linguagem
Evite usar linguagem informal demais, gírias e abreviações. Em muitos casos esse tipo de linguagem pode ser conhecido por você, mas não pelo seu leitor. Isso vai causar um ruído na comunicação e dificultar as negociações entre vocês.
6. Seja breve e educado
Procure não escrever e-mails exageradamente grandes. Se sua mensagem for passar de dois ou três parágrafos curtos, considere a ideia de reduzir o e-mail ou enviar o assunto todo em um documento anexo.
7. Palavras mágicas
Não se esqueça de pedir, por favor, ou agradecer em hipótese alguma. E quando o fizer, queira realmente dizer isso. É possível perceber, mesmo via e-mail, quando você faz uso dessas palavras para ser irônico.
8. Assinatura
Providencie uma assinatura com o seu nome completo e as suas informações para contato. Isso inclui o endereço do local de trabalho, o seu telefone e ramal.
9. Edite
Não envie um e-mail sem antes reler o que você escreveu. Você pode deixar passar uma coisa ou outra e pensar que isso é normal, já que você é uma pessoa muito ocupada. Mas o seu leitor não sabe disso e, provavelmente, vai pensar que você é desleixado e não dá atenção para os negócios.
10. Responda imediatamente
Não importa sobreu o que seja, dê um retorno para o seu leitor. Se você precisa de mais tempo para coletar informações ou desenvolver um projeto, envie um e-mail explicando isso a ele.
11. Revise (por Daniel Pels)
Veja se respondeu todos os assuntos do e-mail e, por favor, releia para que não passe nenhum erro de digitação ou de português.
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