27 de agosto de 2014

Dicas para Escrever E-mails

A maneira como você escreve um e-mail - acadêmico, sobre uma vaga de estágio/emprego ou profissional - não vai acabar com a sua carreira (pelo menos não na maioria dos casos). Mas sua ‘etiqueta’ de e-mail pode afetar seriamente a importância dada à suas mensagens e o sucesso delas. Por isso, siga as dicas que seguem antes clicar em ‘enviar’.


1. Confira, mais de uma vez, a lista de destinatários
Há algo pior do que perceber que você acabou de encaminhar – com comentários – o e-mail que aquele colega chato enviou, para ele mesmo ao invés de outro? Por isso, sempre cheque duas vezes os nomes no campo ‘Para’ do seu e-mail e evite que ele caia nas mãos erradas. Obs: quando for enviar para uma lista longa de destinatários, não esqueça de usar o CCO (cópia oculta).

2. Tenha uma pequena conversa
Seu e-mail deve ser curto e sincero, mas lembre-se que algumas poucas sutilezas  em um e-mail podem rumar um longo caminho. E não leva muito tempo para escrever um comentário sobre o tempo ou um “tenha um bom final de semana”, que poderiam fazer o seu e-mail ser muito mais bem recebido.

3. Personalize
Nada diz mais “Você não vale meu tempo” para seus destinatários do que um e-mail do tipo montado. Faça uma coisa cortês e profissional, dando ao seu e-mail um tom pessoal antes de enviá-lo.

4. Linguagem
Em e-mails corporativos é importante evitar a linguagem utilizada na internet, de abreviaturas e símbolos que demonstram falta de profissionalismo.

5. Seja sucinto
Um e-mail de trabalho não é igual ao desenrolar de uma novela mexicana. Se o assunto sobre o qual estiver escrevendo for muito complexo e requer mais que alguns parágrafos, provavelmente será melhor discutir isso pessoalmente ou pelo telefone.

6. Dê um título claro ao e-mail
Ao invés de enviar para seu chefe um e-mail intitulado “RE: sem assunto”, dê a sua mensagem um título capaz de esclarecer o conteúdo. Dessa forma, é menos provável que seu e-mail se perca na confusão da caixa de entrada, e será mais fácil que os destinatários respondam.

7. Sobre Anexos
Se seu e-mail refere-se a um documento específico, não se esqueça de incluí-lo como anexo. Assim, você não deixará nenhum destinatário no escuro. Sempre avise no corpo do e-mail quando estiver enviando documentos anexados. Pergunte ou avise antes de enviar anexos muito pesados. Eles entopem caixas de correio eletrônico e acabam tornando-se um transtorno.

8. Aprenda a arte sutil de “CC” e “CCO”
Copiar seu chefe em um e-mail que você enviou a um colega de trabalho pode causar certa tensão, enquanto a cópia oculta pode ser uma boa maneira de as pessoas ficarem atualizadas sobre um determinado assunto sem perturbar o destinatário principal.

9. Pegue leve na pontuação…
Usar várias exclamações ou interrogações vai fazer o seu e-mail soar como frenético e desesperado. Um ponto por frase tende a ser suficiente para que seus destinatários entendam sua entonação.  Evite escrever com todas as letras em caixa alta (maiúscula). Isso faz parecer que você está sendo indelicado e/ou gritando.

10. …e nos emoticons
O mesmo serve para emoticons – uma carinha sorridente aqui ou ali pode deixar o e-mail mais amigável, mas usar um em cada sentença que você escrever pode soar como não-profissional e insincero.

11. Finalizando
Ao final de seus e-mail utilize termos formais como atenciosamente”, “cordialmente” etc.
E não esqueça de “assinar” seu e-mail com seu nome, cargo, empresa e telefone quando necessário.

do PELS. EM HIPÓTESE ALGUMA ENVIE E-MAILS COM ERROS DE PORTUGUÊS, DIGITAÇÃO OU ORTOGRAFIA. REVISE, RELEIA, REVISE, RELEIA. E SIM, EM CAIXA ALTA PORQUE ESTOU GRITANDO MESMO!!!

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